Licitações: certidão vencida pode deixar sua empresa fora de jogo?

No futebol, um jogador pode estar em excelente fase, mas não entra em campo se estiver irregular. Nas licitações, uma empresa também pode apresentar a proposta mais vantajosa e acabar fora da disputa por problemas na documentação.

Uma certidão vencida, um cadastro desatualizado ou a ausência de um comprovante exigido no edital podem comprometer a habilitação do fornecedor. Mas existe um detalhe que muitos empresários desconhecem: nem toda falha documental significa eliminação automática.

A Lei nº 14.133/2021, conhecida como Nova Lei de Licitações, prevê situações em que a Administração Pública pode solicitar esclarecimentos, complementar informações ou admitir a atualização de documentos. Esse procedimento é chamado de diligência e possui limites definidos pela legislação e pela jurisprudência.

A advogada empresarial Dr.ª Anna Karolini Thomazini Conti, especialista em licitações e contratos administrativos, explica que a questão central é verificar se a empresa já atendia às condições exigidas no momento adequado da disputa.

“É preciso distinguir uma falha na apresentação dos documentos de uma situação em que a empresa não possuía a condição exigida. A legislação admite determinadas correções, mas não permite que o fornecedor adquira posteriormente um requisito que deveria atender desde o início.”

Estar cadastrado no SICAF é suficiente?

Não.

O Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores (SICAF) reúne informações e documentos de empresas interessadas em participar de contratações públicas realizadas por órgãos e entidades que utilizam a plataforma.

Entre os dados cadastrados estão informações relacionadas à habilitação jurídica, regularidade fiscal e trabalhista, qualificação técnica e situação econômico-financeira.

O sistema facilita a consulta à documentação, mas não substitui a análise das exigências de cada licitação.

Uma empresa pode estar cadastrada e, ainda assim, não atender a determinado requisito previsto no edital.

É o caso de uma construtora que precisa comprovar experiência técnica específica para executar uma obra. O cadastro, por si só, não demonstra que ela possui todas as qualificações exigidas para aquele contrato.

O cadastro está ativo. As certidões também estão?

Essa é uma das situações que merecem atenção.

O empresário acessa o SICAF, verifica que a empresa está cadastrada e acredita que toda a documentação está regular.

Mas certidões e outros documentos possuem prazos próprios de validade. A manutenção do cadastro ativo não significa que todos os comprovantes estejam atualizados.

Uma certidão fiscal pode vencer enquanto o cadastro permanece ativo. O mesmo cuidado vale para documentos trabalhistas e demonstrações contábeis exigidos conforme o objeto da contratação.

Para Anna Karolini, a conferência precisa ser feita antes da participação na licitação.

“O empresário não deve esperar a convocação para descobrir que uma certidão venceu. Alguns documentos podem ser obtidos rapidamente, mas outros dependem de providências que levam mais tempo. A verificação antecipada evita dificuldades durante a habilitação.”

Certidão vencida significa inabilitação?

Não necessariamente.

O artigo 64, inciso II, da Lei nº 14.133/2021 permite a atualização de documentos cuja validade tenha expirado depois da data de recebimento das propostas.

Imagine uma empresa que apresenta sua proposta enquanto determinada certidão está válida. Durante o andamento da licitação, o documento vence.

Nessa situação, a legislação admite sua atualização por meio de diligência.

O cenário é diferente quando a empresa já não atendia à exigência no momento em que deveria comprovar a condição de habilitação.

Nesse caso, a apresentação posterior de um documento não significa, automaticamente, que a irregularidade tenha sido resolvida.

A análise deve considerar a natureza da exigência, o momento em que ela precisava ser atendida e as regras aplicáveis ao procedimento.

E quando a empresa esquece um documento?

A ausência de um comprovante também não leva, necessariamente, à inabilitação.

No Acórdão nº 1.211/2021, o Tribunal de Contas da União (TCU) consolidou entendimento sobre a possibilidade de admitir documentos destinados a comprovar condições que já existiam no momento adequado da disputa, mesmo quando não foram apresentados inicialmente.

A finalidade é evitar que uma falha formal elimine uma empresa que efetivamente atendia às exigências.

Isso não significa permitir que o fornecedor obtenha, depois da disputa, uma condição que deveria possuir anteriormente.

A advogada explica a diferença.

“Uma empresa pode possuir determinada condição de habilitação e não conseguir comprová-la adequadamente no primeiro momento. Isso é diferente de tentar adquirir essa condição depois do prazo. A diligência deve esclarecer ou comprovar situações admitidas pela legislação, sem afastar as exigências do edital.”

A Administração pode recusar qualquer correção?

Não.

A diligência não é uma oportunidade irrestrita para corrigir irregularidades, mas também não deve ser tratada como uma faculdade que a Administração pode negar arbitrariamente.

Quando a falha é sanável e a legislação, interpretada à luz da jurisprudência aplicável, exige a adoção de providências para esclarecê-la, a Administração deve observar esse entendimento e fundamentar sua decisão.

O procedimento precisa respeitar a igualdade entre os participantes, a legalidade e as condições estabelecidas para a contratação.

O ponto decisivo é distinguir uma falha documental de uma condição de habilitação que não foi atendida.

Para Anna Karolini, essa análise exige conhecimento das regras do procedimento.

“A legislação procura evitar que uma falha formal elimine uma empresa que já atendia às exigências. Mas a diligência não permite criar uma condição de habilitação depois do prazo. É essa distinção que precisa ser examinada em cada processo.”

Pequenas empresas têm prazo para regularizar certidões?

Sim, em determinadas situações.

A Lei Complementar nº 123/2006 estabelece tratamento diferenciado para microempresas e empresas de pequeno porte em relação à regularidade fiscal e trabalhista.

Pelos artigos 42 e 43, a existência de restrições nessa documentação não impede, por si só, a participação da empresa beneficiária no procedimento.

Quando houver alguma restrição fiscal ou trabalhista, a legislação assegura, em regra, cinco dias úteis para regularização, contados do momento em que a empresa for declarada vencedora.

Esse prazo pode ser prorrogado por igual período, a critério da Administração Pública, conforme as condições legais.

O benefício, entretanto, não se estende indistintamente a todas as exigências de habilitação.

Uma empresa que não possui a qualificação técnica exigida para executar determinado serviço, por exemplo, não pode presumir que terá o mesmo prazo para adquirir essa condição.

Anna Karolini destaca a importância de conhecer os direitos previstos para os pequenos negócios.

“As microempresas e empresas de pequeno porte possuem um tratamento diferenciado para determinadas pendências fiscais e trabalhistas. Conhecer esse direito é importante, mas o empresário precisa compreender quais situações estão abrangidas e quais exigências devem ser atendidas desde o início.”

Quanto custa manter o SICAF atualizado?

O cadastramento no SICAF é gratuito.

Não existe taxa oficial para realizar ou manter o cadastro de fornecedores no sistema.

O Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos já alertou sobre cobranças indevidas relacionadas ao cadastramento, motivo pelo qual os empresários devem utilizar os canais oficiais.

A gratuidade, entretanto, não elimina a responsabilidade de acompanhar os documentos.

A empresa precisa verificar os prazos de validade, manter as informações corretas e observar as exigências dos editais.

Quem não dispõe de equipe interna para cuidar dessas atividades também pode contratar assessoria especializada. Nesse caso, o pagamento corresponde ao serviço profissional prestado, e não a uma taxa de cadastramento.

Como evitar perder uma oportunidade?

A preparação começa antes da abertura da disputa.

Empresas que pretendem fornecer produtos ou serviços ao poder público devem conferir periodicamente a situação cadastral, as certidões e os documentos exigidos para sua atividade.

Ao identificar uma licitação de interesse, é necessário examinar o edital e verificar se a empresa atende aos requisitos de habilitação.

Durante o procedimento, também é importante acompanhar as mensagens do sistema e os prazos estabelecidos pela Administração.

Uma solicitação de diligência exige atenção. A empresa deve apresentar os esclarecimentos ou documentos solicitados dentro do prazo concedido.

Para Anna Karolini, a documentação deve receber a mesma atenção dedicada à elaboração da proposta comercial.

“Uma empresa pode oferecer um preço competitivo e ter capacidade para executar o contrato, mas precisa demonstrar que atende às exigências da licitação. Manter os documentos organizados reduz o risco de perder oportunidades por problemas que poderiam ter sido identificados antes.”

A melhor proposta não garante o contrato

Nas licitações, apresentar o menor preço nem sempre é suficiente para conquistar uma contratação.

A proposta precisa atender aos critérios do edital, e a empresa deve comprovar as condições de habilitação exigidas.

É por isso que a preparação documental faz parte da estratégia de quem pretende vender ao poder público.

A legislação admite o saneamento de determinadas falhas para evitar inabilitações indevidas, mas preserva a necessidade de cumprimento dos requisitos legais.

Para o empresário, a providência mais segura é conferir a documentação antes de entrar na disputa e acompanhar cada etapa do procedimento.

Afinal, oferecer uma boa proposta é importante. Estar em condições de comprová-la e contratar com a Administração é indispensável.

O que você precisa saber

• SICAF: reúne informações e documentos de fornecedores interessados em contratações públicas realizadas por órgãos que utilizam o sistema.

• Cadastro gratuito: não existe taxa oficial para realizar ou manter o cadastramento.

• Cadastro ativo: não significa que todas as certidões estejam válidas.

• Certidão vencida: o artigo 64 da Lei nº 14.133/2021 admite atualização quando a validade expira após o recebimento das propostas.

• Documento ausente: em determinadas situações, pode ser apresentado para comprovar uma condição que já existia no momento exigido.

• Diligência: permite esclarecer ou sanar falhas admitidas pela legislação, respeitados seus limites e a jurisprudência aplicável.

• TCU: o Acórdão nº 1.211/2021 reconhece a possibilidade de admitir documentos que comprovem condições preexistentes.

• Micro e pequenas empresas: a LC nº 123/2006 prevê, em regra, cinco dias úteis para regularizar restrições fiscais e trabalhistas, com possibilidade de prorrogação por igual período.

• Edital: cada licitação estabelece requisitos de habilitação que precisam ser examinados previamente.

• Prevenção: conferir certidões, manter o cadastro atualizado e acompanhar os prazos reduz o risco de inabilitação.